Eine Gutschrift ist die Abrechnung einer Behandlung. Das Studio behandelt einen Kunden und reicht den Vorgang hier ein, zusammen mit der Dokumentation. Der Betreiber der Plattform prüft ihn, rechnet ihn ab und lässt die Rechnung an den Endkunden stellen.
Der Name kommt aus dem Steuerrecht: eine Gutschrift nach § 14 UStG ist eine Rechnung, die nicht der Leistende schreibt, sondern der Empfänger seiner Leistung. Das Dokument, das die Plattform erzeugt, weist deshalb das Studio als Empfänger aus.
Jede Gutschrift durchläuft dieselben sechs Stände. Der Stand steht als farbige Plakette an jedem Vorgang, und darunter ein Satz, was er bedeutet.
- Ausstehend
- Eingereicht und noch nicht geprüft. Fehlt die Dokumentation länger als vierzehn Tage, wird der Vorgang rot und erscheint unter Handlungsbedarf.
- Problem
- Es fehlt etwas oder etwas stimmt nicht. Der Grund steht am Vorgang. Solange er dort steht, geht es nicht weiter.
- Abgerechnet (Studio: In Bearbeitung)
- Geprüft und abgerechnet. Die Rechnung ist beim Endkunden; die Plattform wartet auf dessen Zahlung.
- Kunde hat bezahlt (Studio: Auszahlung steht an)
- Der Endkunde hat bezahlt. Damit steht die Auszahlung an das Studio fest, und der Termin dafür steht am Vorgang.
- Ausgezahlt
- Das Geld ist an das Studio überwiesen. Der Vorgang ist abgeschlossen.
- Archiviert
- Erledigt und abgelegt. Archivierte Vorgänge bleiben vollständig erhalten, stehen grau in der Liste und lassen sich über den Filter „Archiviert“ gezielt anzeigen oder ausschließen.
Bezahlt der Endkunde, wird die Auszahlung an das Studio zum ersten des Folgemonats fällig. Sie geht in einem Betrag, nicht in Teilen.
Fällt der Erste auf ein Wochenende oder einen Tag, an dem das europäische Zahlungssystem geschlossen ist, verschiebt sich die Auszahlung auf den nächsten Bankarbeitstag. Die Plattform rechnet das aus und nennt den Termin am Vorgang, sobald er feststeht.
Wie viel ausgezahlt wird, steht am Studio: ein Betrag für einen Block von acht Sitzungen, den der Betreiber je Studio festlegt; bei weniger Sitzungen anteilig. Die Differenz zwischen dem, was der Endkunde zahlt, und dem, was das Studio bekommt, ist der Ertrag des Plattformbetreibers.
Zu jeder Gutschrift gehört eine Dokumentation der Behandlung. Zulässig sind PDF, Word, JPEG und PNG bis 10 MB. Ohne sie lässt sich eine Gutschrift nicht einreichen.
Auf einem Bildschirm lässt sich die Datei auch in das Feld ziehen. Auf dem Telefon öffnet ein Druck auf das Feld die Auswahl zwischen Kamera, Fotos und Dateien.
Die Dateien liegen nicht öffentlich. Wer sie abrufen darf, entscheidet die Plattform bei jedem einzelnen Abruf, und jeder Abruf ist begrenzt.
Ein Studio wird angelegt und dann vom Betreiber bestätigt. Bis dahin steht es als ausstehend in der Übersicht; Gutschriften lassen sich erst danach einreichen.
Zum Studio gehören die Anschrift und die IBAN, auf die ausgezahlt wird. Wer die Stammdaten später ändert, löst eine erneute Prüfung aus: Das betrifft Geld, und deshalb sieht der Betreiber es sich noch einmal an.
Zwei Studios an derselben Anschrift lässt die Plattform nicht zu, ohne nachzufragen. Das fängt den häufigsten Fall ab: dasselbe Studio versehentlich ein zweites Mal angelegt.
Ein Partner ist eine Kette oder ein Franchise, zu dem mehrere Studios gehören, etwa eine Dachmarke mit sechzig Filialen. Der Partnerzugang sieht alle Studios seiner Kette auf einen Blick: was offen ist, was liegen bleibt, was schon bezahlt wurde.
Ein Studio gehört zu genau einem Partner oder zu keinem. Gehört es zu keinem, sieht es nur der Betreiber.
Ein Partner sieht die Zahlen seiner Studios, er bearbeitet sie nicht. Gutschriften legt das Studio selbst an. Betreibt der Partnerzugang zusätzlich eigene Studios, verwaltet er diese wie jedes andere Studio; beides steht auf seiner Startseite untereinander.
Patientennamen sind dabei die Ausnahme: sie bekommt der Partnerzugang nur für seine eigenen Studios zu sehen. Für fremde Studios der Kette liefert die Plattform sie gar nicht erst aus.
Die Farbe an einem Vorgang sagt, ob jemand etwas tun muss. Die Liste „Handlungsbedarf“ sammelt genau die Vorgänge, bei denen das der Fall ist, ältester zuerst, und nennt jeweils den Grund.
- Rot
- Es fehlt etwas oder es ist etwas schiefgegangen. Jemand muss ran.
- Blau
- Die Auszahlung an das Studio ist fällig: der Termin ist erreicht. Auch das ist etwas zu tun.
- Gelb
- Läuft. Nichts zu tun.
- Grün
- Fertig.
- Grau
- Archiviert, außerhalb der Betrachtung.
Die Suche läuft über alle Vorgänge, die der Zugang sehen darf, nicht nur über die Seite, die gerade angezeigt wird. Gesucht wird nach Nummer, Studio und, wo der Zugang sie sehen darf, nach Kundennamen.
Status und Zeitraum grenzen die Liste weiter ein; mehrere Status lassen sich zugleich wählen. Der CSV-Export gibt genau die eingestellte Auswahl aus. Musste er kürzen, sagt er es.
Die Plattform verarbeitet Gesundheitsdaten. Wer einen Namen sehen darf, entscheidet sich am einzelnen Studio und nicht an der Rolle: für die eigenen Studios im Klartext, für fremde gar nicht.
Dokumente werden nicht öffentlich abgelegt und bei jedem Abruf einzeln geprüft. Änderungen am Stand eines Vorgangs werden mit Zeitpunkt und Person festgehalten.